Online en hybride evenementen bij Pathé Haarlem

Jorieke Akkerman is Manager Service bij Pathé Haarlem. Haarlem Convention Bureau sprak haar over hoe Pathé Haarlem evenementen en congressen online en hybride organiseert.

Pathé Haarlem vindt het belangrijk om in contact te blijven met hun medewerkers. Vanuit een eigen platform wordt er met hen gecommuniceerd over bedrijfsinformatie daar ook op een sociale, recreatieve wijze, om de medewerkers zodoende betrokken te houden. Jorieke: “De afgelopen weken heeft het personeel in groepjes herinneringen opgehaald en dit gedeeld op het platform doormiddel van leuke zelfgemaakte video’s en foto’s. We organiseren ook regelmatig een livestream om iedereen betrokken te houden.” Jorieke denkt dat veel bedrijven daar op dit moment ook behoefte aan hebben, om bijvoorbeeld via een professionele livestream die betrokkenheid met medewerkers te creëren aangezien mensen nu massaal thuiswerken. “Dit is daarvoor de uitgelezen kans want Pathé Haarlem heeft de mensen in huis die daar handig mee zijn en de expertise hebben met het organiseren van evenementen.”

Volgens Jorieke is er veel mogelijk op het gebied van online- en hybride evenementen bij Pathé Haarlem. Zo heeft Haarlem Convention Bureau er een hybride zakelijke bijeenkomst georganiseerd in 2020. “Er zijn 8 zalen waarvan de kleinste zaal 85 plekken en de grootste zaal 380 plekken biedt. Alle technici en benodigdheden zijn aanwezig om een online- of hybride evenement van hoge kwaliteit te organiseren.” Pathé Haarlem heeft een tweetal arrangementen samengesteld om in te spelen op deze nieuwe vorm van evenementen. Deze zijn terug te vinden in de online en hybride brochure.

Op de vraag welke uitdagingen Pathé Haarlem de afgelopen periode is tegengekomen geeft Jorieke aan dat dit vooral de snel veranderende coronamaatregelen zijn. “Het hele pand is ingericht conform de RIVM richtlijnen, er zijn looproutes door het hele gebouw aangebracht dus wat dat betreft zijn we helemaal klaar voor het veilig ontvangen van bezoekers. De uitdaging is om flexibel mee te bewegen met de veranderende coronamaatregelen.” Pathé Haarlem bespreekt daarom van te voren de diverse scenario’s met een evenementen organisator, zodat er altijd een plan B klaarligt. “Stel, je moet op het moment van een evenement schakelen vanwege aangescherpte of versoepelde maatregelen dan staan wij al in de startblokken. Wat dat betreft is er veel mogelijk omdat Pathé Haarlem de ruimte en expertise heeft om tot de mooiste evenementen te komen: veilig en binnen de geldende maatregelen.”

Vanuit de overheid is het plan geopperd dat mensen, voordat ze naar de bioscoop gaan, zich moeten laten testen. De bioscoopbranche is sceptisch over dit idee omdat het spontane bezoek dan verdwijnt, de drempel wordt dan te hoog. Ook wordt er gesproken over een vaccinatiebewijs voor een bioscoopbezoek. Jorieke kan nog niet zeggen hoe dit eruit gaat zien voor de evenementen bij Pathé Haarlem. “Totdat de evenementen weer op gang komen blijft Pathé Haarlem met online- en hybride evenementen aan de slag gaan. Door het coronavirus zijn de technologische ontwikkelingen voor een online evenement in een stroomversnelling terecht gekomen, dat is een mooi ‘voordeel’ dat voortgekomen is uit deze situatie.” Jorieke denkt dat als de live evenementen weer op gang komen, de online -en hybride vorm van samenkomen niet meer weg te denken is. Het is goed voor te stellen dat er in het aanbod een combinatie van beide varianten zal blijven bestaan.

De belangrijkste tip die Jorieke wil meegeven aan organisaties die een online evenement willen organiseren is, om van te voren een goed plan te hebben en te blijven communiceren met klanten en potentiële afnemers. “Blijf communiceren over de mogelijkheden, eventuele veranderingen en verschillende scenario’s. Veel mensen gaan uit van wat er niet kan, maar als je uitgaat van wat er wél kan is er uiteindelijk heel veel mogelijk, zeker qua online- en hybride evenementen. Dat moeten we benutten met z’n allen.”